İK Ekibi Olan Şirketler İnsan Kaynakları Danışmanlık Firmalarıyla Nasıl Çalışır?

Kadrolu İK ekibi bulunan bir şirkette dış danışman kullanmak işlerin iki kez yapılması anlamına gelmez. Sağlıklı modelde şirket içindeki ekip günlük insan kaynakları operasyonunu yürütürken insan kaynakları danışmanlık firmaları süreçlerin hangi kurallarla işleyeceğinin belirlenmesine ve riskli kararların uygulama öncesinde kontrol edilmesine destek verir. Böylece dış kaynak kullanımı İK departmanının alternatifi değil uzmanlık gerektiren konularda onu tamamlayan bir yapı haline gelir.

Bu ayrım özellikle orta ve büyük ölçekli şirketlerde önemlidir. İşe giriş işlemleri, özlük dosyalarının takibi ve puantaj gibi günlük işler sürekli operasyon gerektirir. Dış danışmanın katkısı ise bu operasyonların arkasındaki politika ve prosedürleri oluşturmak, kullanılan belge setlerini gözden geçirmek ve fesih, disiplin veya çalışma süresi değişikliği gibi daha yüksek risk taşıyan kararlarda ikinci bir değerlendirme noktası sağlamaktır.

Günlük İK operasyonu kimin sorumluluğundadır?

İç İK ekibi işletmenin günlük çalışma düzenini yakından takip eder. Yeni başlayan çalışanların işe giriş süreçlerinin tamamlanması, özlük bilgilerinin güncel tutulması, puantaj verilerinin hazırlanması, izin taleplerinin izlenmesi ve yöneticilerden gelen operasyonel soruların karşılanması bu yapının doğal parçalarıdır.

Bu görevlerin şirket içinde kalmasının önemli bir nedeni sürekliliktir. Kadrolu İK uzmanı çalışanların görevlerini, birim yöneticilerini, vardiya düzenini ve şirket içindeki uygulamaların günlük işleyişini bilir. Örneğin bir puantaj farkının hangi vardiyadan kaynaklandığını veya belirli bir izin talebinin operasyon üzerindeki etkisini şirket içindeki ekip daha hızlı değerlendirebilir.

Dış danışmanın görevi aynı kayıtları şirket adına tekrar tutmak değildir. Danışmanlık daha çok günlük uygulamanın hangi yazılı kurala dayanacağını belirlemeye odaklanır. İşe alım, izin, fazla çalışma ve disiplin gibi konuların şirket içinde kişiden kişiye değişmeyen bir sisteme bağlanması bu iş bölümünün temelini oluşturur.

Dış danışman hangi kuralları oluşturur?

İç ekip bir süreci uygularken dış danışman o sürecin çerçevesinin açık olmasına katkı sağlar. Politika ve prosedürlerin yazılı hale getirilmesi, sözleşme ve form setlerinin hazırlanması veya mevcut belgelerin gözden geçirilmesi bu kapsamda değerlendirilebilir.

Örneğin izin taleplerinin nasıl iletileceği sadece günlük bir takip konusu değildir. Talebin kim tarafından onaylanacağı, hangi kayıtların tutulacağı ve farklı departmanlarda aynı yöntemin nasıl uygulanacağı da belirlenmelidir. Benzer şekilde disiplin sürecinde yalnızca yaşanan olayın kayda geçirilmesi yeterli olmayabilir. Savunma istemi, ihtar ve diğer süreç adımlarının hangi sırayla ele alınacağının önceden belirlenmesi gerekir.

Bu nedenle şirket içindeki ekip operasyonu yürütürken danışman standartların oluşturulmasına odaklanabilir. Şirket büyüdükçe bu ayrım daha görünür hale gelir. Aynı konuda farklı yöneticilerin farklı uygulamalar geliştirmesi yerine yazılı bir kural setinin bulunması iç İK ekibinin günlük kararlarını da kolaylaştırır.

Hangi kararlarda ikinci göz gerekir?

Her İK işleminin dışarıdan kontrol edilmesi gerekli değildir. İkinci göz yaklaşımı daha çok yanlış veya eksik uygulamanın şirket açısından önemli sonuçlar doğurabileceği kararlar için anlamlıdır. Nexora Danışmanlık’ın İK danışmanlığı kapsamında fesih, disiplin ve çalışma süresi değişikliği bu tür kararlar arasında gösterilir.

Örneğin bir yönetici çalışan hakkında disiplin işlemi başlatmak istediğinde iç İK ekibi olayın belgelerini ve şirket içi kayıtları toplar. Dış danışman ise mevcut prosedürün uygulanıp uygulanmadığını, gerekli belge adımlarının bulunup bulunmadığını ve işlemin şirketin yazılı kurallarıyla tutarlı ilerleyip ilerlemediğini kontrol edebilir.

Fesih kararlarında da benzer bir iş bölümü kurulabilir. İK ekibi olayın kronolojisini ve personel dosyasını bilir. Danışman dosyanın işlem öncesinde yeniden değerlendirilmesine ve eksik süreç adımlarının fark edilmesine katkı sağlayabilir. Hukuki mütalaa verilmesi ve dava takibi ise İK danışmanlığının değil avukatların görev alanındadır. Uyuşmazlık riski yüksek dosyalarda şirketin avukatıyla koordinasyon kurulması gerekir.

İç ekip ve danışman arasında iş bölümü nasıl yapılır?

Danışma hattı günlük işleyişte nasıl kullanılır?

Dış danışmanla çalışmanın yalnızca dönemsel rapor veya proje tesliminden ibaret olması gerekmez. Sürekli danışmanlık modelinde iç İK ekibinin günlük uygulama sırasında karşılaştığı sorular için bir danışma hattı oluşturulabilir. Nexora Danışmanlık’ın hizmet modelinde günlük İK sorularına e-posta, telefon ve video görüşmesiyle yanıt verilebildiği ve gerektiğinde saha toplantısı planlanabildiği belirtilmektedir.

Bu yapı özellikle daha önce yazılı hale getirilmiş bir kuralın somut bir olayda nasıl uygulanacağının değerlendirilmesinde işlev görür. İç ekip her rutin işlem için danışmana başvurmak yerine karar riski yükseldiğinde veya mevcut prosedürde açık olmayan bir durumla karşılaştığında ikinci görüş alabilir. Böyle bir düzen danışmanı operasyonun içine gereksiz biçimde yerleştirmeden erişilebilir tutar.

Dönemsel gözden geçirme neden gereklidir?

Şirket içinde oluşturulan politika ve formlar bir kez hazırlanıp tamamen unutulacak belgeler değildir. Organizasyon yapısı, çalışma modeli veya şirket içindeki ihtiyaçlar değiştikçe kullanılan belgelerin ve süreçlerin yeniden değerlendirilmesi gerekebilir. Dönemsel gözden geçirme bu nedenle günlük danışma hattından farklı bir işleve sahiptir.

Bu toplantılarda sık tekrar eden İK soruları, uygulamada sorun çıkaran kurallar ve mevcut belge setinin kullanımı birlikte değerlendirilebilir. Danışmanlık hizmetinin mevcut belge ve uygulamaların taranmasıyla başlaması, eksiklerin risk ve sıklığa göre önceliklendirilmesi ve ardından belge ile süreç kurulumuna geçilmesi de sistematik bir çalışma düzeni kurulmasına yardımcı olur.

Danışmanlık iç İK ekibinin yerini alır mı?

Kadrolu İK departmanı bulunan şirketlerde temel yaklaşım ikame değil tamamlayıcılıktır. Şirket çalışanlarını, yöneticilerini ve günlük operasyonu bilen iç ekip süreçlerin uygulayıcısı olmaya devam eder. Dış danışman ise politika oluşturma, belge yapısını geliştirme ve daha riskli kararları uygulama öncesinde kontrol etme rolünü üstlenebilir.

Bu çalışma modeli görev sınırları başlangıçta açık biçimde tanımlandığında daha verimli hale gelir. Hangi işlerin şirket içinde tamamlanacağı, hangi kararların danışmana iletileceği ve hangi konuların doğrudan şirket avukatına yönlendirileceği belirlenebilir. Böylece aynı iş iki farklı ekip tarafından tekrarlanmaz ve sorumluluk alanları karışmaz.

İşveren çalışma modelini nasıl belirlemeli?

İşveren açısından ilk soru dış danışmana hangi işlerin devredileceği değil hangi konularda ek uzman görüşüne ihtiyaç bulunduğudur. Günlük işe giriş, özlük ve puantaj süreçleri düzenli biçimde yürüyorsa danışmanlık ihtiyacı daha çok kuralların yazılı hale getirilmesi, mevcut belgelerin gözden geçirilmesi ve riskli kararların kontrol edilmesi üzerinde yoğunlaşabilir.

Nexora Danışmanlık İK desteğini aylık sürekli danışmanlık veya proje bazlı çalışma şeklinde sunmaktadır. Hedef hizmet sayfasına göre güncel politika, sözleşme ve form seti bulunmayan şirketlerde önce proje şeklinde bir kurulum yapılabilir. Belgeleri hazır olan ve düzenli olarak izin, disiplin veya fesih gibi konularda destek ihtiyacı yaşayan şirketlerde ise sürekli danışmanlık modeli değerlendirilebilir.

Şişli İstanbul merkezli Nexora Danışmanlık Türkiye genelindeki şirketlere hizmet verebildiğini belirtmektedir. Şirket aynı zamanda İŞKUR tarafından verilen 1584 numaralı Geçici İş İlişkisi Yetki Belgesi’ne sahip özel istihdam bürosudur. İK danışmanlığı açısından temel çalışma mantığı ise iç ekibin günlük operasyon bilgisini dış danışmanın süreç ve kural odağıyla bir araya getirmektir. Böylece danışman şirketin İK departmanının yerine geçmek yerine karar mekanizmasının yanında konumlanır.